第一章 总则

第一条 为加强学术交流活动的组织管理，提高学术交流活动的质量和水平，营造良好学术氛围，鼓励教师参加各种学术交流活动，特制定本办法。

第二条 本办法适用范围：

（一）学校各单位组织的校内学术报告；

（二）学校教师参加在国内举办的各种学术会议；

（三）学校举办（包括由学校主办、承办或与外单位共同举办）的国际、国内学术会议；

（四）学校或教师参加的各级各类学术学会组织。

第三条 学术交流活动应与学校的科研方向、学科发展和专业建设相结合，促进我学校学科、科研和人才队伍的建设和发展。

第四条 学术交流活动应符合党和国家的路线、方针、政策，学术活动的举办单位和报告人对学术活动内容负有全部责任。

第二章 学术交流活动的组织管理

第五条 校内学术报告分两级，即校级学术报告和院（系）级学术报告。校级学术报告由学校相关部门负责主办，院（系）级学术报告由各单位负责主办，主办单位应对学术交流活动的内容提前审查。

第六条 教师参加学术会议的组织管理。

（一）教师因赴校外参加学术会议需要调课或影响本职工作的，应以会议通知或邀请函办理相关请假手续；

（二）教师参加国内举行的国际学术会议，其涉外事项按照国家和学校有关规定办理；

（三）由学校或院（系）委派赴校外参加学术会议的教师，返校后应将会议简况、学术信息等相关资料交所在院（系）备案。

第七条 学校主办、承办或与外单位共同举办的国际、国内学术会议的组织管理。

（一）举办国际、国内学术会议应获得相关部门的批准。未经批准，任何单位和个人不得以西安石油大学名义举办国际、国内学术会议。

（二）举办的学术会议，应具备下列条件：

1．会议主题所涉及的学科或技术领域，应具有前沿性、创新性，能够活跃学校学术氛围；

2．会议组织机构健全，且有我校教师进入会议的组织机构或论文评审委员会；

3．会议经费落实；

4．邀请国内外该领域的知名专家学者出席并作交流；

5．向学校提供会议相关材料。

（三）实行会前申报制度。

学校举办学术会议的具体实施单位（院、系等）应在会前向科技处、校稳定安全工作办公室提交举办学术会议的报告，内容主要包括“会议名称、主题、主办单位、会议时间、地点、会议组织机构、经费来源说明、日程安排、拟到会专家学者名单、学校提交论文情况以及有关稳定安全工作预案等”。

（四）学术会议应采取“以会养会”的方式。鼓励到校外争取和筹措会议所需经费。

（五）实行会后报告制度。学术会议结束后应向学校主管部门提交会议综述、会议论文集、会议音像资料、等相关会议资料。

第三章 学术学会的组织管理和经费管理

第八条 学术学会必须具备下列基本条件：

（一）符合《社会团体登记管理条例》的要求，能够独立承担法人责任，并承担相应的民事责任；具有健全的组织和管理章程，设有日常办事机构。

（二）中国科学技术协会或者省级科学技术协会为其主管单位，并在省级以上登记管理机关依法注册登记；

（三）挂靠学校的学术学会应与学校的学科建设和学术研究紧密相关，学会副秘书长以上领导成员中至少有一名是学校在职人员。

（四）担任学会副秘书长以上领导成员的学校在职人员是学校对学会管理的直接责任人。

第九条 学术学会组织管理。

（一）凡学术学会组织拟挂靠学校，须向学校申报，经校长办公会同意后，办理挂靠登记注册手续。

（二）挂靠学校的学术学会每年须按规定进行年检，向学校书面报告工作总结（包括：《社会团体法人登记证书》的复印件，团体、个人会员情况登记表，换届会议文件、机构改革、专兼职干部以及重要会议或活动的纪要、照片以及影像资料等），并接受监督和指导。两年不报工作总结或没有正常开展活动的，取消其挂靠资格。

（三）学校各院（系）以其团体名义加入有关学术学会组织，必须向学校申报，经审批后方能办理登记手续。

（四）凡学校在册的教职工加入有关学术学会组织后，须到所在二级单位登记备案。

第十条  学术学会的经费管理。

（一）全国性（或行业性）一级学术学会组织且我校属常务理事单位、省级一级学术学会组织且我校属会长或副会长单位，单位会费可以向学校提出申请，经审批后进行专项资助；其他学术学会组织的会费和个人会员的会费一般由院（系）或个人负担。

（二）凡由学校资助会费的学术学会组织，应有专人负责，每年将该学会活动情况进行总结上报，否则将取消资助。

（三）其它挂靠的学会必须自行筹措经费，其经费来源必须稳定可靠、正当合法，经费收支情况应于每年底向学校报告，接受监督和指导。

第四章 附则

第十一条 学术交流活动如涉密，要做好保密工作。

第十二条 各类学术交流活动，应严格执行学校有关规定，必须坚持勤俭节约的原则，严禁利用学校资助的经费进行与学术交流无关的活动。

第十三条 本校教师参加在国外举办的国际学术会议，具体由学校国际交流与合作处负责管理，不在本办法管理之列。

第十四条 本办法由科技处负责解释。

第十五条 本办法自发布之日起施行。原《西安石油大学学术交流活动管理办法》（西石大科〔2004〕100号）同时废止。